El protocolo, más allá del tiempo

18 diciembre, 2017

Muchos de nosotros recordaremos cuando nuestros padres en alguna que otra ocasión nos decían “Compórtate”, “Siéntate bien” o “Quédate quieto”, con el afán de no arruinar determinado evento con nuestra inherente inquietud, energía y salvaje curiosidad.

Poco o nada sabíamos que entonces nuestros padres nos introducían, a su manera, al protocolo.

¿Qué es el protocolo entonces? Podemos definir al protocolo como el conjunto de técnicas (basadas en normas, leyes, usos y costumbres) necesarias para la correcta organización y desarrollo de actos, bien sean públicos o privados, y la buena consecución final de los mismos*.

El protocolo nos ayuda, o más bien, nos facilita la labor de organizar una actividad a través de parámetros de orden (precedencia, por ejemplo) y ejecución (recepción oficial por ejemplo) que genera una excelente impresión de pulcritud y fina atención hacia el evento en desarrollo, generando una percepción positiva por parte de los asistentes y/o invitados.

Para algunos, el protocolo puede sonar como un arte anticuado caballeresco innecesario. En estos tiempos donde reina la rapidez, la tecnología y donde cada segundo es oro. Sin embargo, esta perspectiva puede deberse a que la mirada que le damos al protocolo es externa, quizás una mirada excesivamente simple. Hagamos un ejercicio, casi un viaje astral. Imaginemos que somos un embajador que acaba de llegar a una convención internacional y que se nos presentan dos formas de recibirnos. La primera: Nos reciben amablemente en el coche, nos saludan cordialmente y nos acompañan a una sala VIP, dentro de la cual el organizador se reúne con nosotros y nos da la bienvenida, mientras que nos servimos algo de beber y comer. Posteriormente, nos llevan a nuestra ubicación en la mesa de honor y muy gentilmente nos consultan si deseamos algo adicional, finalmente el evento comienza. La segunda forma: Nadie nos recibe, adivinamos donde queda el espacio del evento, buscamos a tientas al organizador; luego de haber preguntado a diferentes personas, llegamos. Luego, como no sabemos cómo ubicarnos en la mesa de honor atinamos a coger cualquier asiento, finalmente durante el comienzo del evento nos indican que nos paremos porque estamos en la silla equivocada. La pregunta es: ¿Cuál recepción ustedes recomendarían?

El protocolo nunca pasará de moda, es necesario y siempre encontrará las formas de reinventarse. Ha existido y existirá como uno de los aspectos más “tangibles” e inmediatos que posee la imagen de toda institución. Negar al protocolo sería negar una de las herramientas más potentes que tiene el organizador de eventos, el área de protocolo, o la de comunicaciones, para generar una impresión que perdure y que sume al mensaje global de la actividad.

Les invito, entonces, a continuar con la práctica protocolar. Seamos parte del esfuerzo por consolidar esta tan útil herramienta diplomática, del esfuerzo que le pongamos puede depender el éxito de nuestros eventos. Y si, en algún momento nos olvidamos de la importancia de todo ello, solo recordemos a nuestros padres regañándonos por nuestras travesuras. Hagamos memoria, hagamos protocolo.

Fernando Balbuena
Twitter: @balbuenafer

Imagen de: https://www.linkedin.com/pulse/treat-people-way-you-want-treated-quite-coach-jay-kumar

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